Afiliados

El padrón de afiliados es el registro maestro de las personas afiliadas a tu caja. De su exactitud depende todo lo demás: a quién se le paga un subsidio, quién puede recibir una cuota monetaria o quién cumple los requisitos de un crédito. Esta guía explica, para operadores, cómo consultar, registrar y actualizar afiliados y su grupo familiar, y cómo mantener la base al día.

A quién va dirigida. La gestión del padrón se hace desde el panel de operador. El afiliado, por su parte, puede actualizar parte de sus datos y de su grupo familiar desde la app o el portal web (ver §6).

1. ¿Qué es el padrón de afiliados? #

El padrón es la lista autorizada de afiliados de tu caja. De cada afiliado se guardan datos personales, laborales y administrativos, y a cada uno se le asocia su grupo familiar (beneficiarios). Cada afiliado tiene un estado que indica su situación frente a la caja:

2. Cómo consultar un afiliado #

1. En el panel de operador, abre la sección Afiliados.
2. Verás la lista de afiliados, con su nombre, documento, número de afiliación, empresa y estado.
3. Busca por nombre, número de documento o número de afiliación, o usa los filtros por estado.
4. Haz clic en el afiliado para abrir su detalle, donde se muestra su información completa: datos personales, contacto, empresa y cargo, fecha de afiliación y dirección.

Nota. El número de afiliación lo genera el sistema y es único por afiliado. Úsalo como identificador estable cuando un mismo nombre aparezca varias veces.

3. Datos que se manejan de un afiliado #

Estos son los campos del afiliado. Los marcados como obligatorios son los mínimos para crearlo; el resto enriquece el perfil y mejora los cruces de validación.

Nota. Según el ingreso base de cotización (IBC), los afiliados se ubican en categorías (A, B o C) que determinan a qué beneficios económicos tienen derecho. La categoría se deriva de los datos laborales; consúltala en el detalle del afiliado o en la guía de Subsidios.

4. Cómo registrar un afiliado #

Puedes registrar afiliados uno a uno o de forma masiva por archivo.

Registro individual #

1. En Afiliados, haz clic en Registrar afiliado (o Agregar).
2. Completa el formulario. Como mínimo: correo, nombres, apellidos, tipo y número de documento.
3. Añade los datos opcionales que tengas (teléfono, fecha de nacimiento, género, empresa, cargo).
4. Guarda. El afiliado queda creado y el sistema le asigna su número de afiliación.

Carga masiva por archivo #

1. En Afiliados, abre Carga masiva (o Importar).
2. Descarga la plantilla y complétala. Columnas obligatorias: correo, nombres, apellidos, tipo de documento, número de documento. Opcionales: fecha de nacimiento, género, teléfono, empresa, cargo.
3. Sube el archivo. El sistema procesa fila por fila y muestra el progreso.
4. Al terminar, revisa el reporte: cuántos registros fueron exitosos y, por cada error, la fila, el correo y el motivo. Corrige las filas con error y vuelve a subirlas.

Advertencia. Antes de una carga masiva grande, valida la plantilla con unas pocas filas. Así detectas errores de formato (tipo de documento inválido, correos repetidos) sin reprocesar todo.

5. Cómo actualizar o desactivar un afiliado #

1. Abre el detalle del afiliado desde la lista.
2. Edita los campos que cambiaron (contacto, empresa, cargo, dirección) y guarda.
3. Para retirar a un afiliado, usa la opción de desactivar: deja de recibir beneficios pero su historial se conserva para auditoría.

Nota. Desactivar no borra al afiliado. Se mantiene el registro y su trazabilidad; solo cambia su estado para que no siga recibiendo beneficios.

6. El grupo familiar #

El grupo familiar es el conjunto de beneficiarios (familiares) que el afiliado declara para acceder a beneficios familiares, en especial la cuota monetaria. Cada familiar requiere sus datos y la documentación que acredite el parentesco y los requisitos.

Tipos de parentesco #

Datos de cada familiar #

Cómo registrar un grupo familiar #

flowchart LR
    A[Borrador] --> B[Agregar familiares]
    B --> C[Cargar documentos<br/>por familiar]
    C --> D[Enviar a revisión]
    D --> E{Decisión}
    E -->|Aprobado| F[Beneficiarios habilitados]
    E -->|Rechazado| G[Se indica el motivo]

1. Abre la sección Grupo familiar del afiliado.
2. Si aplica, registra el ingreso del cónyuge o compañero(a); se usa en los cálculos de elegibilidad.
3. Haz clic en Agregar familiar y completa el formulario: tipo de beneficiario, nombres, documento y fecha de nacimiento. Marca las condiciones que apliquen (discapacidad, certificado de estudios, custodia legal, etc.).
4. En la ficha de cada familiar, carga los documentos requeridos. Puedes subirlos, reemplazarlos o consultarlos.
5. Cuando el grupo esté completo (al menos un familiar con sus documentos), envíalo a revisión.
6. La administración decide. El grupo queda aprobado (con el conteo de beneficiarios habilitados) o rechazado (con el motivo).

Nota. El afiliado también puede gestionar su grupo familiar desde la app o el portal: ver sus beneficiarios, agregar familiares y subir documentos. Mientras el grupo está en revisión o aprobado, queda bloqueado para edición y solo la administración puede modificarlo.

7. Cómo mantener el padrón al día #

Un padrón desactualizado genera pagos indebidos y reclamos. Hay dos formas de mantenerlo vigente:

• Manual. Registro individual o carga masiva por archivo (§4), y actualización de datos cuando cambie la situación del afiliado (§5).
• Sincronización por API (cruce de base). Si tu caja integra sus sistemas con Compense, el padrón puede cruzarse periódicamente con tus fuentes para detectar cambios de vínculo laboral, novedades y otros eventos, y así actualizar el estado de cada afiliado de forma automática.

Nota. La sincronización por archivo o por API es una opción de integración, no un paso del uso diario del panel. Si quieres habilitarla, revisa Primeros pasos, donde se explica a alto nivel cómo conectar tus sistemas; los detalles técnicos los coordina tu equipo con el de Compense.

Preguntas frecuentes #

¿Cuáles son los datos mínimos para registrar un afiliado? Correo, nombres, apellidos, tipo y número de documento. El resto es opcional pero recomendable.

Subí un archivo y algunas filas fallaron. ¿Qué pasó con las demás? Las filas válidas se cargaron; el procesamiento es fila por fila. Revisa el reporte, corrige solo las filas con error y vuelve a subirlas.

No puedo editar un grupo familiar. ¿Por qué? Porque está en revisión o aprobado. En esos estados queda bloqueado; los cambios los hace la administración de tu caja.

¿Desactivar un afiliado borra su historial? No. Se conserva el registro y su trazabilidad; solo cambia el estado para que deje de recibir beneficios.

¿Cómo automatizo la actualización del padrón con mis sistemas? Mediante la sincronización por archivo o por API. Empieza por Primeros pasos.