Subsidios

El módulo de Subsidios te permite gestionar de principio a fin las ayudas económicas que tu caja entrega a sus afiliados: desde que el afiliado radica una solicitud en la app o el portal, pasando por la revisión y decisión del operador, hasta el desembolso del dinero.

Esta guía está escrita para dos perfiles:

• Afiliados — quienes consultan su derecho y radican solicitudes desde la app o el portal web.
• Operadores / asesores — quienes revisan, deciden y desembolsan desde el panel de gestión.

Nota. Las pantallas, los nombres de los campos y los plazos descritos aquí reflejan el comportamiento estándar de la plataforma. Tu caja puede personalizar textos, requisitos documentales y reglas de elegibilidad desde la configuración del módulo.

Tipos de subsidio #

Compense maneja tres familias de subsidio. Cada una tiene sus propios requisitos y su propio flujo, pero todas comparten el mismo ciclo de estados y el mismo panel de gestión.

Nota. Los subsidios personalizados usan un flujo guiado (wizard) que tu caja configura paso a paso: qué información pide, qué documentos exige y qué pasos de revisión requiere. El afiliado los radica igual que cualquier otra solicitud y el operador los decide en la misma pantalla de detalle.

Ciclo de vida de una solicitud #

Toda solicitud de subsidio recorre el mismo conjunto de estados, sin importar el tipo. Conocer estos estados te ayuda a saber qué puede hacer cada perfil en cada momento.

stateDiagram-v2
    [*] --> Borrador
    Borrador --> Radicada: el afiliado envía
    Radicada --> EnRevision: el operador inicia revisión
    EnRevision --> PendienteInfo: solicitar información
    PendienteInfo --> EnRevision: el afiliado completa
    EnRevision --> Aprobada: aprobar
    EnRevision --> Rechazada: rechazar
    Borrador --> Cancelada: cancelar
    Radicada --> Cancelada: cancelar
    EnRevision --> Cancelada: cancelar
    PendienteInfo --> Cancelada: cancelar
    Aprobada --> [*]
    Rechazada --> [*]
    Cancelada --> [*]

Advertencia. Los estados Aprobada, Rechazada y Cancelada son finales: la solicitud ya no se mueve de ahí. Si un afiliado necesita corregir algo después de un rechazo, debe radicar una nueva solicitud.

Elegibilidad: cómo se valida #

La plataforma valida la elegibilidad en dos momentos:

1. Al radicar. El flujo guiado no deja enviar la solicitud si falta un consentimiento, una firma o un documento obligatorio. El afiliado ve exactamente qué le falta y en qué paso corregirlo.
2. Al decidir y mes a mes. Para la cuota monetaria, además, la plataforma vuelve a verificar las condiciones en cada período antes de generar un nuevo desembolso (ver Cuota Monetaria).

Las condiciones más comunes que se validan son:

Tareas del afiliado #

Cómo consultar mi subsidio (afiliado) #

1. Ingresa a la app del afiliado o al portal web con tus credenciales.
2. Abre la sección Subsidios.
3. Verás tus solicitudes con su estado actual y, si tienes una solicitud aprobada, el detalle de tus desembolsos por período (mes a mes).
4. Toca una solicitud para ver su línea de tiempo: cuándo se radicó, en qué estado está y, si la caja pidió información, qué documentos faltan.

Nota. Si la caja te pidió información, verás un aviso “Acción requerida”. Mientras no completes lo solicitado, la solicitud permanece en Pendiente de información.

Cómo radicar una solicitud de Cuota Monetaria (afiliado) #

La radicación se hace con un flujo guiado paso a paso. Puedes pausar en cualquier momento y reanudar después: tu avance se guarda como Borrador.

1. En Subsidios, elige Cuota Monetaria y pulsa Radicar solicitud.
2. Condición laboral. Indica si eres trabajador dependiente, independiente o pensionado.
3. Grupo familiar. Agrega o confirma tus personas a cargo (hijos, padres, hermanos huérfanos, personas con discapacidad, etc.). Cada persona debe quedar con sus datos completos.
4. Documentos. Carga el documento que corresponde a cada persona a cargo según su tipo. Una barra de progreso te muestra el porcentaje completado; debes llegar al 100 %.
5. Declaraciones. Acepta de forma explícita la autorización de tratamiento de datos y la declaración de veracidad. Verás el texto exacto que estás aceptando.
6. Firma electrónica. Recibirás un código de un solo uso por SMS o correo; ingrésalo para firmar.
7. Radicación. La plataforma genera tu número de radicado y un comprobante en PDF que puedes descargar. La solicitud queda en estado Radicada.

Nota. Si eres dependiente, algunos documentos se entregan a través de tu empleador: el flujo te lo indicará y no te pedirá cargarlos en el portal. Si eres independiente o pensionado, todos los documentos se cargan directamente en la app o el portal.

Cómo radicar una solicitud de Subsidio de Desempleo (afiliado) #

1. En Subsidios, elige Subsidio de Desempleo y pulsa Radicar solicitud.
2. Confirma tu condición de cesante y adjunta la carta de terminación de tu empleador.
3. Completa el grupo familiar y los documentos requeridos, igual que en la cuota monetaria.
4. Acepta las declaraciones, firma con el código de un solo uso y radica.
5. La caja revisará tu solicitud; si la aprueba, se genera tu plan de pagos por los meses a que tengas derecho.

Cómo completar información solicitada por la caja (afiliado) #

1. Abre la solicitud marcada como Pendiente de información.
2. Lee la nota del operador que indica qué falta.
3. Carga los documentos o corrige los datos pedidos y pulsa Enviar.
4. La solicitud vuelve automáticamente a En revisión.

Tareas del operador #

El operador trabaja desde el panel de gestión de subsidios. Allí encuentra la bandeja de solicitudes con su estado, su radicado y su plazo de respuesta.

Cómo revisar una solicitud (operador) #

1. En el panel, abre Solicitudes y selecciona la que quieras atender.
2. En la pantalla de detalle revisa:
   • Información del afiliado, grupo familiar y categoría de ingresos.
   • Documentos, con el estado de validación de cada uno.
   • Revisión por pasos, si la línea de subsidio incluye un flujo guiado.
   • Estado, con la línea de tiempo del ciclo de vida.
3. Pulsa Iniciar revisión para mover la solicitud de Radicada a En revisión.

Cómo solicitar información al afiliado (operador) #

1. En la solicitud En revisión, pulsa Solicitar información.
2. Escribe una nota clara indicando exactamente qué documento o dato falta.
3. Confirma. La solicitud pasa a Pendiente de información y el afiliado recibe una notificación.
4. Cuando el afiliado completa lo pedido, la solicitud vuelve a En revisión para que la decidas.

Cómo aprobar o rechazar una solicitud (operador) #

1. Con la solicitud En revisión y todos sus pasos validados, pulsa Tomar decisión.
2. Elige una opción:
   • Aprobar. Confirma el monto a reconocer (la plataforma propone el valor calculado; puedes ajustarlo si el caso lo amerita) e indica si el pago será automático o manual.
   • Rechazar. Selecciona o escribe el motivo del rechazo (obligatorio).
3. Confirma. La plataforma:
   • Si apruebas, habilita el desembolso y, en cuota monetaria, activa el grupo familiar para la evaluación mensual.
   • Si rechazas, cierra la solicitud y notifica al afiliado con el motivo.

Advertencia. Decide dentro del plazo legal que tu caja tenga configurado (de manera estándar, 3 días hábiles desde la radicación). La bandeja resalta las solicitudes próximas a vencer su plazo.

Cómo desembolsar un subsidio aprobado (operador) #

1. Abre una solicitud en estado Aprobada.
2. Pulsa Desembolsar.
3. Revisa el monto y el período y confirma el medio de pago (tarjeta, consignación, etc.).
4. Registra el pago. El desembolso queda marcado como Pagado y el afiliado puede verlo en su app.

Nota. Cada acción (iniciar revisión, solicitar información, decidir, desembolsar) queda registrada en el historial de la solicitud con la fecha, el usuario y el motivo. Este historial es tu respaldo de auditoría.

Cuota Monetaria en detalle #

La Cuota Monetaria es el subsidio familiar en dinero. Tiene reglas propias que conviene conocer.

Categorías por ingreso #

La plataforma clasifica al afiliado en una categoría según sus ingresos mensuales, medidos en salarios mínimos (SMMLV). La categoría determina si tiene derecho al pago en dinero.

Nota. Las categorías A y B reciben el mismo valor de cuota por persona a cargo; la diferencia entre A y B aplica a las tarifas de servicios, no al monto del subsidio en dinero.

Período y devengo #

La cuota monetaria se reconoce mes a mes. Cada período, la plataforma vuelve a verificar las condiciones (ingresos dentro del tope, personas a cargo acreditadas, aportes al día, tiempo mínimo trabajado) y, solo si se cumplen, genera el desembolso de ese mes.

• Las personas con discapacidad que reúnen los requisitos pueden generar doble cuota.
• Cuando se acredita el derecho de forma tardía, la plataforma permite reconocer meses anteriores (retroactividad), según la configuración de tu caja.

Prescripción #

Advertencia. Una cuota que ya fue pagada (el dinero entró al patrimonio del afiliado) no prescribe: la obligación quedó extinguida. La prescripción aplica solo a valores que se pusieron a disposición y no fueron cobrados a tiempo. Pasado el plazo, esos valores se trasladan al saldo para obras y programas sociales.

Subsidio de Desempleo en detalle #

El Subsidio de Desempleo ampara al afiliado que perdió su empleo y reunió un mínimo de aportes recientes. Al aprobar la solicitud, la plataforma genera automáticamente un plan de pagos.

Cada cuota del plan tiene su propio estado, que el operador gestiona desde el detalle de la solicitud:

Nota. Para registrar el pago de una cuota, el operador la selecciona en el detalle de la solicitud y pulsa Registrar pago, indicando el medio y la referencia. También puede suspender una cuota de forma temporal o abrir un recobro cuando corresponda.

Preguntas frecuentes #

¿El afiliado puede modificar su grupo familiar después de aprobada la solicitud? No mientras el grupo esté aprobado o en revisión. El botón para agregar o quitar miembros se deshabilita para preservar la integridad de la liquidación.

¿Qué pasa si el afiliado abandona el flujo a la mitad? Su avance queda como Borrador. Al volver a entrar, la app le ofrece reanudar justo donde lo dejó.

¿Dónde ve el afiliado el comprobante de radicación? En la línea de tiempo de su solicitud puede descargar nuevamente el comprobante en PDF generado al radicar.

¿Cómo sé que una decisión quedó registrada? Cada cambio de estado aparece en el historial de la solicitud con la fecha, el usuario responsable y el motivo, tanto para el operador como para auditoría.